С този SMS ще намалите служебните разговори по време на отпуска

плаж, на пясъка пише отпуска без служебни разговори

Старателно подготвяте работата си да върви без вас и излизате в двуседмичен отпуск.

Първия-втория ден, още не сте усетили красотата на отпускарското безгрижие и хоп, някой ви търси по работа – шеф, колега, клиент или нещо подобно.

Не ви се води служебен разговор, но някак не можете просто да не вдигнете, защото

  • смятате че е грубо и невъзпитано;
  • вярвате, че ще изглеждате неангажирани, ако не сте винаги на линия;
  • не искате да разочаровате шефа/колегата/клиента;
  • може да е изникнало нещо спешно & важно, с което само вие можете да се справите;
  • може все пак да сте пропуснали да предадете или подготвите нещо, което сега се оказва спешно & важно;
  • ако някой друг се занимае с този въпрос, може да обърка нещо и да трябва вие да се справяте с последствията;
  • ако никой друг не се занимае с този въпрос, той ще ви се натрупа към останалото, което ви чака след отпуска.

Каквато и да е причината, вие отговаряте на обаждането. Оказва се, че въпросът не е нито спешен, нито особено важен, а просто шефът / колегата / клиентът не знае / не помни, че точно сега не сте на работа. Споменавате, че сте в отпуск, но няма проблем или пък дори не го и споменавате, защото така и така сте отговорили. Провеждате си пълноценен, поне 10-минутен служебен разговор, после може и да поработите малко по обсъждания въпрос – проверявате стари имейли или пишете един нов, или провеждате още един-два пълноценни служебни разговора, свързани с обсъждания въпрос… 

Приключвате работната тема, въздъхвате и се захващате с отпускарското безгрижие.

Но след малко идва следващото обаждане от шеф, колега, клиент или нещо подобно. И пак отговаряте, защото…

Щом четете това, значи този вид прекарване на отпуската не ви харесва.

бъдете лъв с телефона си, за да иматее отпуска без служебни разговори

Решението, разбира се, е да не отговаряте на обаждането. Понеже онези причини от по-горе са си валидни с пълна сила и този категоричен подход не е вашият, ви предлагам нещо по-меко: вместо да отговорите на обаждането, да изчакате малко и да изпратите SMS с текст като този:

Извинявай, не мога да говоря. Спешно ли е или можем да го оставим за [дата], когато се връщам от отпуск?

Хайде да видим какви са възможните реакции на този SMS – от страна на шефа/колегата/клиента и от ваша страна:

А) Получавате отговор от рода на „Извинявай, ще говорим като се върнеш. Приятна отпуска!“ Това е най-честата реакция, защото колкото и да сте се постарали да информирате всички, че излизате в отпуска, все някой не е разбрал / не е запомнил / се пробва, защото му е най-леснно да ви звънне.

Б) Получавате отговор от рода на: „Става въпрос за [нещо спешно и важно]. Обади се, моля.“ И вие се обаждате.

В) Получавате второ обаждане от същия шеф/колега/клиент. И вие се обаждате.

Г) Не получавате нищо. Като всяка неизвестност и това, разбира се, е най-лошият вариант. От вас зависи какво ще направите с него. Моята препоръка е да го приемете за разновидност на т. А, при която шефът / колегата/ клиентът е прекалено мързелив/груб & невъзпитан да пише SMS. Вместо да се терзаете по онези причини от по-горе, най-добре се захванете по-сериозно с отпускарското безгрижие.

Защото затова сте излезли в отпуска, нали така?

Подходът със SMS-а не е някакво революционно решение, което с магическа пръчка да премахне всичките ви притеснения и да спре всички обаждания от напористи шефове/колеги / клиенти. Но е някакво начало, защото

  • не е грубо и невъзпитано, а съвсем любезно информиране / напомняне, че сте в отпуска;
  • няма опасност да изглеждате неангажирани, защото давате да се разбере, че ако е нещо спешно, все пак сте на линия;
  • не би трябвало да разочаровате шефа/колегата/клиента, защото защото давате да се разбере, че ако е нещо спешно, все пак сте на линия;
  • ако действително е изникнало нещо спешно & важно, с което само вие можете да се справите, вие все пак сте на линия;
  • ако сте пропуснали да предадете или подготвите нещо, което сега се оказва спешно & важно, вие все пак сте на линия;
  • ако някой друг се занимае с този въпрос, обърка нещо и трябва вие да се справяте с последствията, ще се справите с тях след отпуската, наред с всички останали неща, с които ще трябва да се справяте;
  • ако никой друг не се занимае с този въпрос, той ще е само едно нещо, което ще се натрупа към всичко останало, което ви чака след отпуската, така или иначе.

За финал трябва да се върна към първите думи в най-най-първото изречение: „Старателно подготвяте работата си да върви без вас“. Защото подходът с неотговаряне на обаждането и изпращане на SMS работи добре само при добра подготовка преди излизането в отпуска.

Успех!

+ Идея-бонус: В out-of-office-съобщението напишете в прав текст, че сте в отпуска и няма да имате достъп до имейли и телефон, и оставете координати на колега. Така ще намалите още повече служебните разговори по време на отпуската.