– Какво толкова има за подготвяне – казва ми клиент-мениджър в средноголяма фирма. – Посрещането и обучението на новия служител са си задача на Човешки ресурси и опитните хора в екипа.
– А кой има най-голям интерес новият човек в твоя екип да започне работа с желание и ентусиазъм, и бързо да стане пълноценен и ефективен? – питам пък аз. – Човешки ресурси, старите колеги или ти – прекият му ръководител, който носи отговорността за работата на целия екип, включително и новия човек?
– E, добре, аз имам най-голям интерес, значи ОК, аз трябва да се погрижа. На теория е ясно, ама на практика време нямам. Толкова часове изгубих в интервюта…
– Щом за тебе е важно новият човек бързо да заработи на пълни обороти, значи го правиш задача с висок приоритет и намираш време за него. Ако не, вероятно скоро ще трябва пак да правиш интервюта: все по-често служителите са недоволни от първите си работни дни и напускат още в изпитателния срок. Или пък остават, ама ти се иска да бяха напуснали…
Предавам ви този разговор с надеждата да ви убедя, че
Посрещането и обучаването на новия служител е отговорност на неговия пряк ръководител. Човешки ресурси и хората от екипа са важни и задължително трябва да бъдат включени, но само като „подизпълнители“ на мениджъра.
Наясно съм, че вие, мениджърите, сте натоварени. Подготовката, която ви предлагам, не отнема много време, особено ако я започнете рано. Най-добре се получава, ако използвате инерцията от процеса на подбор и пресните впечатления от избрания кандидат, и започнете веднага, след като сте договорили с него първия му работен ден.
За да се подготвите, е нужно да си зададете 5 въпроса:
1. Какво искам да постигна с тази подготовка
Според мен искате да създадете добро първо впечатление у новия човек, което да го мотивира за бързо и качествено навлизане в работата 😊
Преди да видим как да го направите, ето няколко неща, които НЕ създават добро първо впечатление и „предотвратяват“ мотивирането:
- Хаотичното посрещане
„Аааа, почвате работа при нас ли? Шефът нищо не ми е казал, пък сега не е в офиса, ще трябва да му звънна да каже какво да те правим.“
- Голямото чакане
„Първо трябва да ти направят инструктаж, ама колегата е много зает и не знам кога ще намери време. Седни тука да изчакаш.“
- Безцелното четене
„Какво да те правя сега, като още нямаш компютър… Тука имам от миналата година една (двукилограмова) папка с всичките ни документи по ISO, вземи ги прочети.“
- Демотивираният обучаващ
„Значи тебе взеха на мое място, а? Аз напускам след 3 седмици, че ми писна тука. Показвам ти кое какво е и после се оправяй сам, да видим колко ще издържиш.“
- Неизвестността
„Оправихме документите, айде сега да ти поръчаме работно облекло. А после… после ще видим.“
Сега вече е по-лесно да кажем какво трябва да подготвите, нали? 😁
Продължаваме с въпросите.
2. Какво е нужно на новия човек, за да бъде работоспособен?
Това са задължителните документи, които той трябва да подпише, работното му място и оборудването, специфични за позицията му.
Документите по правило се подготвят от Човешки ресурси или фирмата, която ви прави заплатите. Вашата задача е да ги предупредите навреме и да им предоставите нужните данни, за да могат те да имат пълния набор документи за подпис в първия работен ден на новия.
Работното място и оборудването може да изискват повече време за подготовка – понякога се налага разместване в стаята, доставката на компютър отнема седмици и пр. Има и неща, които по правило стартират в първия работен ден – издаване на служебна карта със снимка, осигуряване на права за достъп до помещения и системи, създаване на имейл. Свържете се с колегите, от които зависят всички тези неща, изяснете си начина на набавяне, подгответе контакти, формуляри и пр.
Нужна ви е стройна организация, в която можете да възложите много от задачите на колеги, асистент, заместник, технически сътрудник или офис мениджър. Важно е да координирате действията и да се уверите, че всичко ще бъде готово в деня Х. Така ще покажете на човека, че го очаквате и сте готови за него.
След като отметнете тази административна и логистична част, идва време за същинската ви мениджърска работа – планът за обучението.
3. Какво трябва да знае и може новият човек след обучението?
От CV-то и интервюто сте добили представа за наличните му знания и умения, и за липсващите такива. За да направите добър план за обучение, първо е добре да си опишете крайния резултат. Нужна ви е конкретика, а не общите „Да навлезе в работата“ или „Да изпълнява отлично всичките си задължения по длъжностна характеристика“.
Препоръчвам ви за всяка от основните дейности на позицията да формулирате по едно подобно описание:
- Да може самостоятелно да обслужва поточна линия 1, включително аварийно спиране и пускане след отстраняване на повредата;
Да генерира самостоятелно месечните отчети за вземанията, като е проверил всички данни с отдел Продажби, отстранил е дублиранията и е коригирал грешните падежи;
Да може самостоятелно да подготви договор с нов клиент, като избере правилния темплейт и точно отрази специфичните за клиента условия.
Тези описания на желаните умения са целите на обучението и така формулирани са точно SMART целите, които работят – конкретни, измерими, постижими, ориентирани към резултата и със срок.
Ако обучението е комплексно и продължително, и изпитателният срок е дълъг, помислете и за междинни цели – какво трябва да може новият човек в края на първия месец и по средата на изпитателния срок. С тези цели ще можете да следите дали всичко върви по план и ако не е така, да вземете мерки навреме.
След като сте определили какво трябва да умее човекът след обучението, изберете обучителя.
4. Кой ще обучава новия човек, за да постигне той целите?
Изберете за обучител човек от екипа, който не само прави нещата както трябва, но и умее да обяснява, а най-добре и да обича да обяснява. Не подценявайте и отношението на обучителя към работата, фирмата, колегите и клиентите – то ще се предаде на обучавания. В този смисъл най-лошият възможен обучител е човек, който напуска и в момента си отработва предизвестието. Колкото и добър специалист да е, такъв човек рядко има мотивацията да остави добре обучен и ангажиран наследник.
Говорете с избрания за обучител и поискайте неговото съгласие. Обсъдете начина, по който ще бъде обучен човекът. Нека да не е само чрез гледане и слушане, а чрез поставяне на задачи, които постепенно се усложняват. Вижте още съвети в статията на Капитал Кариери „Пускането“ на нови служители „в дълбокото“ е най-доброто включване.
При комплексните обучения може да е нужно заедно с обучителя да изготвите подробна програма. В някои компании обучителят е и ментор, който дава оценка за развитието на новия човек. В този случай е добре да уточните критериите за тази оценка.
Понякога е уместно в обучението да се включат няколко човека – с различни умения и функции. А понякога има смисъл човекът да види и работата на други екипи. Ще трябва да организирате това с колегите си – ръководители.
Разбира се, вие също можете да поемете обучението, ако сте сигурни, че действително ще отделите нужното време и усилия. При всички случаи ще създадете у новия човек добро впечатление, ако в първия му ден вие му разкажете голямата картина – пазара, фирмата, клиентите, работата на вашия екип, връзките с другите екипи, мястото на неговата позиция. Можете да оставите тази задача на Човешки ресурси или други колеги, но имайте предвид, че изграждате отношения с новия човек от първия му ден.
Формулирали сте целите на обучението и сте избрали обучителите.
Време е да поговорите с целия екип.
5. Как хората от екипа ще се включат във въвеждането на новия човек в работата?
Отговорността за онбординга е ваша, но това не означава, че само вие ще измисляте и решавате всичко. За вас е важно новият човек да бъде приет от колектива, затова най-добре включете всички от самото начало.
Информирайте ги за идването на ново попълнение, разкажете накратко какъв е, след това ги запознайте с подготвените цели и избраните обучители. Обсъдете обучението с тях и им поискайте мнението – тяхната гледна точка е различна и може да добавят нещо ценно, което вие да сте пропуснали. Вижте кой как може да бъде полезен.
Постарайте се хората да приемат въвеждането на новия като екипна задача и създайте положително отношение към ситуацията и към него самия. Така ще увеличите шанса за успешното му превръщане в пълноценен член на вашия екип.
Това е цялата подготовка, която ви препоръчвам да направите: административната и логистична част, цели на обучението, избор на обучител и включване на целия екип. Ако имате достатъчно и кадърни „подизпълнители“, няма да инвестирате кой знае колко време в нея. (А ако нямате, добре е да си поставите задача да си „направите“.)
Не забравяйте да си блокирате в календара първия час на работния ден, в който ще дойде новият човек. Може би има смисъл предния ден да проверите всичко ли е както трябва и да напомните на хората.
В деня Х посрещнете човека, представете го на всички, покажете му офиса и важните помещения, и започнете онбординга. Нека усети, че е очакван и види, че при вас всичко е добре организирано – това е, което засилва мотивацията и ангажираността 😊
От тук нататък от вас се иска да проверявате редовно как върви напредъка по всяка от целите, да търсите обратна връзка и от обучителя, и от новия човек, да давате обратна връзка и да окуражавате, както и да коригирате при грешки. Добре е да отделяте за него поне по 20 – 30 минути два пъти седмично (май-добре също си блокирайте времето в календара).
Помнете, че изграждате отношения, които са много важни за вашата бъдеща работа с този човек.
В крайна сметка дали и кога новият човек ще стане пълноценна част от вашия екип зависи и от него самия, разбира се. Даже в голяма степен зависи от него – от желанието му за работа и развитие, от личните му качества и уменията му да се социализира. Приемам, че с интервютата сте избрали човек, който има потенциал. Но дори и да сте нямали избор, или да не сте много сигурни, че си струва, ви съветвам да се подготвите за неговия първи работен ден.
По добре да сте изгубили известно време и да сте положили напразни усилия, отколкото да сте разочаровали качествен човек и той да си тръгне бързо-бързо, вярвам.
Успех!