Древно бизнес поверие обрича всяка среща на говорилня

Силуети на хора в мъгла

Организирате среща по важен въпрос: пишете план, пращате покана по е-мейл, колегите ви се събират и почвате дискусията, и говорите, говорите, говорите и един час минава неусетно. Най-заетите си тръгват, след тях и останалите. Какъв е резултатът от срещата? Освен, че сте чули много мнения по темата и много извън темата, друго май няма. „Как не можем в една среща поне да свършим работа?!“ тюхкате се унило и започвате да се мъчите по мемото.

Има голяма вероятност да сте предначертали съдбата на тази среща още с формулирането на темата ѝ в поканата към участниците. Много хора се водят по древното бизнес поверие, че

„Обсъждане“ е добра тема за среща.

Не е. Освен, ако действително не искате да си организирате т. нар. говорилня.

Темата на срещата трябва да даде отговор на въпросите: Защо се организира тази среща, каква е целта й, какво трябва да произведе тя?

Обсъждането, само по себе си, не е нито повод, нито цел, нито резултат. То е обмен на мнения, преценки и разсъждения. И когато поканите хората на среща, за да обсъдите нещо, всички идват с нагласата да си кажат мнението, преценката и разсъждението. Някои евентуално и да чуят тези на другите… Най-вероятно говорите, говорите, говорите и резултатът е само, че сте чули много мнения за нещото (и може би повече за разни други неща).

За да формулирате наистина добра тема за срещата, помислете какво трябва да произведе обсъждането. Решение на конкретен проблем? План за нещо? Първи драфт на някаква концепция?

Например, вместо „Обсъждане на промените в Закона за …“, напишете като тема на поканата „План за прилагане на промените в Закона за…“. Така на всички участници ще бъде ясно, че от тях се очаква не само да споделят мнението си за ефекта от последните промени в закона, а и да излязат от срещата с план за отразяването на тези промени в работните процеси.

Или вместо „Обсъждане на оплакването на клиент Х“, напишете „Решение за реакция на оплакването на клиент Х“.

Или вместо „Обсъждане на отчета от Q1“ напишете „Решения за подобряване на резултата в Q2“, или „Мерки за спешно намаляване на разходите“.

Така на всички поканени ще им е ясно какво трябва да произведат, (дори може би) ще дойдат подготвени, а и по време на срещата ще можете да казвате:  „Колеги, да не забравяме с каква цел сме се събрали.“ 😁

И последно за това древно & вредно поверие: казаното за „Обсъждане“ важи и за дискусия, разглеждане, разискване и всички други синоними, които ви дойдат наум.

Полезни съвети за подготовката на срещи, посветени на резултата, ще намерите в статията на Harvard Business Review: Is Agenda Theater Ruining Your Meetings?

Успех със следващата среща!

А ако ви предстои участие във важна среща, на която ще присъстват и шефове, погледнете Как да блеснем пред шефовете с изказване в среща!