Очертават се седмици или може би месеци на извънредно положение. Някои компании и хора имат късмета да са свикнали с работата от дома. Останалите ще въвеждат дистанционната работа тепърва, без да имат време за планиране и подготовка.
За всички обаче ситуацията е нова и сложна – към сериозната опасност за живота и здравето на хората се добавят и прогнозите на макроикономистите за значителни икономически сътресения, най-малкото краткосрочни.
Много от ръководителите ще се опитат да продължат с нормалната си работа при тези ненормални условия, но според мен по-добрата тактика е всички да се адаптираме към ненормалността. За добро и за лошо, преминаваме през голяма промяна. Сега е моментът тези от вас, които са ходили на обучение по управление на промяната, да си спомнят какво са ги учили там. Останалите ще се учат в движение.
Преди години участвах в голяма промяна – когато германската E.ON купи държавното електроразпределение на Североизточна България и 6 месеца бяхме в състояние на генерална трансформация, свързана с преместване на хора от един град в друг, дистанционна работа, много съкращения и неясно бъдеще за хората. На база на опита ми от тогава (признавам – не в условията на пандемия…), ще ви предложа 5 неща, които се надявам да помогнат на ръководителите за по-бързата им адаптация към сегашното извънредно положение.
1. Поддържайте позитивна нагласа
Звучи като клише, знам, но е много важно да запазите присъствие на духа и да изглеждате и звучите мобилизирани, умерено енергични и в състояние да управлявате хора и процеси. Няма нужда от приповдигнато настроение и прекален ентусиазъм – здрав разум, съпричастност и усмивка са достатъчни.
Вашият екип разчита на вас и едновременно с това, хората са достатъчно трезвомислещи, за да знаят, че не всичко е във ваш контрол. Фокусирайте се върху това, какво правим и как да го постигнем и избягвайте разговори за имагинерното – какво можехме / щяхме / бихме направили.
2. Преразгледайте приоритетите
Вместо да се опитвате да продължите работа по текущите задачи и проекти, спрете и се запитайте какво наистина е важно да се направи точно сега и какво ще стане, ако се отложи за времето след нормализирането на ситуацията. Съгласувайте изводите си с вашите клиенти и с преките си ръководители, и едва тогава преминете към разпределяне на задачите към екипа.
При внезапно преминаване към дистанционна работа е нереално да очаквате обичайната производителност, затова работете само по задачи, които могат да бъдат изпълнени и които има смисъл да бъдат изпълнени точно сега.
3. Проявявайте разбиране към ситуацията на всеки един човек от екипа
Ако в нормална обстановка считате индивидуалния подход за нещо модерно и „лидерско“, във време на голяма промяна, в кризисно време, просто нямате избор – трябва да се съобразявате с ограниченията, пред които е изправен всеки един човек от вашия екип. А ограниченията никак не са малко – някои хора нямат лаптоп, нямат стая за работа или добър интернет вкъщи, други имат деца – едно, две, три, в различна възраст, с различни потребности, трети се грижат за възрастни родители и пр.
Като ръководител, вие сте от страната на работодателя, а работодателят не е в състояние на създаде нормални условия на работа, така че съобразете се с трудностите на хората. Говорете с всеки един от екипа, разберете неговите ограничения и вижте, дали и какво можете да направите, за да улесните работата му или поне адаптирайте задачите към конкретната ситуация на всеки човек. Защото, ако не го направите и просто изпратите задачите по е-мейл, той дали ще успее да ги изпълни? И какво ще стане с неговите мотивация, доверие и ангажираност, на които ще разчитате и занапред?
4. Създайте временна рутина
Освен, че хората трябва да са наясно как ще се работи, във времена на голяма промяна всички имат нужда от нещо постоянно – това вдъхва сигурност и успокоява. Напишете кратки правила за дистанционната работа, които да включват оперативни неща, като:
- работно време – период от деня, в който всички са на линия. Вместо обичайното работно време изберете 5-6 часов период от деня, когато да се случват телефонните разговори, чатовете и виртуалните срещи. Съобразете се колкото се може повече с индивидуалните ограничения на хората и мислете повече за резултата от работата, отколкото за отработените часове.
- правила за вътрешна и външна комуникация – в кои случаи се пише е-мейл, кога се обаждаме на кого по телефона и кога пишем в чата, кога правим видео разговори.
- технически решения – кой къде какви файлове чете, променя и съхранява, какъв достъп до каква информация има, кои приложения в кои случаи се използва и пр.
- ежедневна / ежеседмична оперативка – блокирайте време за виртуални срещи на целия екип и се придържайте към него.
Учете се от опита си и адаптирайте правилата, но все пак не ги променяйте прекалено често – имате нужда от постоянство, а не от още повече източници на стрес.
5. Комуникайте
Хора, които са свикнали шефът да е на една ръка разстояние и колегите – още по-близо, ще се чувстват изоставени и изолирани в ситуацията на внезапен масов хоум офис. Трудоемко и времеемко е, но ще трябва да пишете редовно е-мейли до целия екип с новини – какви решения са взети от ръководството на компанията, какво се случва с пазарите, клиентите и проектите, по които работите, какви промени в начина на работа се случват, какво се очаква от хората и какво са успели да постигнат.
Отделно от общите е-мейли ще трябва да си общувате и индивидуално с хората от екипа, да се интересувате как се чувстват и как върви работата им, да ги успокоявате, да решавате разни техни проблеми и да им помагате да преодолеят трудностите. Нищо не може да замести на 100% личния разговор, затова трябва да положите повече усилия да запазите и заздравите добрите отношения с хората от екипа си. Нали искате да преминете през трудните времена успешно и след това да продължите да разчитате на тези хора?
Това са моите предложения. От опит знам, че са по-лесни за четене, отколкото за реализиране. Всеки от вас ще се сблъска с различни казуси, един път ще реагирате добре, друг път – не толкова. Най-важно е, според мен, да се фокусирате върху добрите страни на промяната, а такива има – в изпитания екипният дух се засилва, по естествен път ще отпаднат безсмислени дейности, а и се учите на нов начин на работа, който може да се окаже по-добър и в бъдеще да превърнете в основен.
Успех!