Отскоро мениджър: как да подготвим решение на проблем

водолаз в морето

В работата ви изниква проблем, за който смятате, че е извън вашата компетентност и предпочитате решението да бъде взето от вашия ръководител. Първата ви реакция може би е да вдигнете телефона, да обясните ситуацията и да поискате решение? Спрете и помислете – вашият шеф най-вероятно в момента работи по нещо съвсем различно, а и като мениджър, вашата задача е да подготвите неговото решение, а не само да прехвърлите проблема към него.

Препоръчвам ви, преди да се обърнете към ръководителя си, да си отговорите на следните въпроси:

1) В какво се състои проблемът?

Опишете за себе си ситуацията – конкретно, като потърсите факти и числа, а не само впечатления и мнения. Кого касае тази ситуация и защо е проблем? Какви последици вече са настъпили, за кого и за какво са негативни? А какви последици очаквате да настъпят, ако не се предприеме нищо. Мислете най-вече за клиентите, но също и за колегите, бизнес партньорите, институциите, настоящите и бъдещи проекти на компанията.

2) Кога най-късно трябва да се вземе решението?

Когато човек няма опит, много от проблемите изглеждат спешни и това ни кара да бързаме с намирането на решение. Важно е рационално да преценим времето, с което разполагаме, за да съберем цялата необходима информация и да обмислим внимателно всички аспекти. За да сте на сигурната страна, първо помислете за най-лошия възможен сценарий в развитието на проблемната ситуация. От какво зависи влошаването й и в какви срокове може да се случи? Какво ще стане, ако не бъде взето решение в тези срокове? А какъв е реалистичният сценарий и какво кога очаквате да се случи?

3) Какъв резултат искам да постигна с решаването на този проблем?

Представете си, че проблемът вече е успешно разрешен и си представете как изглежда ситуацията за всички засегнати. Определете най-важните фактори, които искате да повлияете с решението, като разходи и приходи, удовлетвореност на клиентите, взаимоотношения с бизнес партньори, институции и пр. Описвайки крайния резултат, на практика формулирате критериите, на които трябва да отговаря решението. Подредете ги по важност.

4) Какви възможни решения виждам?

Обикновено оперативните проблеми имат повече от едно възможни решения, като често нито едно не е идеално и всяко има своите плюсове и минуси. Опишете поне две възможни решения и оценете предимствата и недостатъците на всяко едно спрямо резултата, който искате да постигнете и факторите, които искате да повлияете. Когато възможните решения засягат ваши колеги от други отдели, непременно ги съгласувайте с тях.

5) Кое решение считам за най-добро?

Вашето мнение е изключително важно за прекия ви ръководител, защото вие познавате ситуацията най-добре, а и вие ще трябва да реализирате взетото решение. Въз основа на какви аргументи считате едно от решенията за най-добро? От какво зависи успехът на това решение? Как това предпочитано решение би могло да бъде подобрено?

След това обстойно обмисляне нищо чудно да стигнете до извода, че можете и сами да вземете решение в рамките на длъжностната си характеристика 😊

ръка държи лупа и през нея се вижда по-добре

Ако все пак случаят не е такъв, остава да отговорите на един последен и доста важен въпрос:

Точно какво искате да направи вашият ръководител по този проблем?

Да одобри даден разход, да разреши изключение от правилата, да подпише официално писмо, договор, друг документ? Отговорът на този въпрос е „задачата“, която ще поставите на вашия шеф. 🙂

Сега вече сте готови да се обърнете към него. Най-добрият вариант е да го направите с е-мейл, за да може той да се запознае с проблема и възможните решения в удобен за него момент, да има време да помисли, вероятно да формулира още въпроси към вас или и той да съгласува решението с колеги и други мениджъри. Препоръчвам ви да оставите телефонните разговори само за тези проблеми, които сте преценили като действително спешни за решаване.

Коагато пишете е-мейла, препоръчвам в темата да формулирате директно задачата за шефа си, например:

  • вместо тема „Проблем с важен клиент“, да напишете „Моля за одобрение на спешен разход за материали до 31.07“;
  • вместо „Неуспешно търсене на служител за екип ХХ“, да напишете „Моля за одобрение на разход за заплати над бюджетирания“;
  • вместо „Забавяне на проект Х“, да напишете „Спешна нужда от Ваша среща с експерт от Община Х“

В текста на мейла напишете най-важното от отговорите на въпросите по-горе. Имайте предвид, че вие знаете много по проблема, но няма нужда и вашият ръководител да научи всичко. Прекалено многото информация само усложнява картината и затруднява намирането на решение. Бъдете лаконични и се ограничете само до тези факти и числа, които имат пряко отношение към проблема и последиците от него. За да изчистите формулировката си, за всяко обстоятелство се запитайте как това, че го знаете, помага в търсенето на решение.

Дори и да прецените, че проблемът е по-подходящо да бъде обсъден в личен или телефонен разговор, подгответе го по същия начин. Ако не си отговорите предварително на въпросите по-горе, най-вероятно ще ги чуете от шефа си и ще трябва или да импровизирате, или спешно да намирате отговорите. А обмислянето ще ви помогне да пресеете информацията, да се фокусирате върху най-важното и в крайна сметка да улесните и вашия ръководител при вземането на решение.

Успех!

Съвет за друга задача и то доста тежка – освобождаване на човек за несправяне с работата, можете да намерите тук.