В работата ви изниква проблем, за който смятате, че е извън вашата компетентност и предпочитате решението да бъде взето от вашия ръководител. Първата ви реакция може би е да вдигнете телефона, да обясните ситуацията и да поискате решение? Спрете и помислете – вашият шеф най-вероятно в момента работи по нещо съвсем различно, а и като мениджър, вашата задача е да подготвите неговото решение, а не само да прехвърлите проблема към него.

Препоръчвам ви, преди да се обърнете към ръководителя си, да си отговорите на следните въпроси:

  • В какво се състои проблемът?

Опишете за себе си ситуацията – конкретно, като потърсите факти и числа, а не само впечатления и мнения. Кого касае тази ситуация и защо е проблем? Какви последици вече са настъпили, за кого и за какво са негативни? А какви последици очаквате да настъпят, ако не се предприеме нищо. Мислете най-вече за клиентите, но също и за колегите, бизнес партньорите, институциите, настоящите и бъдещи проекти на компанията.

  • Кога най-късно трябва да се вземе решението?

Когато човек няма опит, много от проблемите изглеждат спешни и това ни кара да бързаме с намирането на решение. Важно е рационално да преценим времето, с което разполагаме, за да съберем цялата необходима информация и да обмислим внимателно всички аспекти. За да сте на сигурната страна, първо помислете за най-лошия възможен сценарий в развитието на проблемната ситуация. От какво зависи влошаването й и в какви срокове може да се случи? Какво ще стане, ако не бъде взето решение в тези срокове? А какъв е реалистичният сценарий и какво кога очаквате да се случи?

  • Какъв резултат искам да постигна с решаването на този проблем?

Представете си, че проблемът вече е успешно разрешен и си представете как изглежда ситуацията за всички засегнати. Определете най-важните фактори, които искате да повлияете с решението, като разходи и приходи, удовлетвореност на клиентите, взаимоотношения с бизнес партньори, институции и пр. Описвайки крайния резултат, на практика формулирате критериите, на които трябва да отговаря решението. Подредете ги по важност.

  • Какви възможни решения виждам?

Обикновено оперативните проблеми имат повече от едно възможни решения, като често нито едно не е идеално и всяко има своите плюсове и минуси. Опишете поне две възможни решения и оценете предимствата и недостатъците на всяко едно спрямо резултата, който искате да постигнете и факторите, които искате да повлияете. Когато възможните решения засягат ваши колеги от други отдели, непременно ги съгласувайте с тях.

  • Кое решение считам за най-добро?

Вашето мнение е изключително важно за прекия ви ръководител, защото вие познавате ситуацията най-добре, а и вие ще трябва да реализирате взетото решение. Въз основа на какви аргументи считате едно от решенията за най-добро? От какво зависи успехът на това решение? Как това предпочитано решение би могло да бъде подобрено?

След това обстойно обмисляне нищо чудно да стигнете до извода, че можете и сами да вземете решение в рамките на длъжностната си характеристика. 🙂

ръка държи лупа и през нея се вижда по-добре

Ако все пак случаят не е такъв, остава да отговорите на един последен и доста важен въпрос:

Точно какво искате да направи вашият ръководител по този проблем?

Да одобри даден разход, да разреши изключение от правилата, да подпише официално писмо, договор, друг документ? Отговорът на този въпрос е „задачата“, която ще поставите на вашия шеф. 🙂

Сега вече сте готови да се обърнете към него. Най-добрият вариант е да го направите с е-мейл, за да може той да се запознае с проблема и възможните решения в удобен за него момент, да има време да помисли, вероятно да формулира още въпроси към вас или и той да съгласува решението с колеги и други мениджъри. Препоръчвам ви да оставите телефонните разговори само за тези проблеми, които сте преценили като действително спешни за решаване.

Коагато пишете е-мейла, препоръчвам в темата да формулирате директно задачата за шефа си, например:

  • вместо тема „Проблем с важен клиент“, да напишете „Моля за одобрение на спешен разход за материали до 31.07“;
  • вместо „Неуспешно търсене на служител за екип ХХ“, да напишете „Моля за одобрение на разход за заплати над бюджетирания“;
  • вместо „Забавяне на проект Х“, да напишете „Спешна нужда от Ваша среща с експерт от Община Х“

В текста на мейла напишете най-важното от отговорите на въпросите по-горе. Имайте предвид, че вие знаете много по проблема, но няма нужда и вашият ръководител да научи всичко. Прекалено многото информация само усложнява картината и затруднява намирането на решение. Бъдете лаконични и се ограничете само до тези факти и числа, които имат пряко отношение към проблема и последиците от него. За да изчистите формулировката си, за всяко обстоятелство се запитайте как това, че го знаете, помага в търсенето на решение.

Дори и да прецените, че проблемът е по-подходящо да бъде обсъден в личен или телефонен разговор, подгответе го по същия начин. Ако не си отговорите предварително на въпросите по-горе, най-вероятно ще ги чуете от шефа си и ще трябва или да импровизирате, или спешно да намирате отговорите. А обмислянето ще ви помогне да пресеете информацията, да се фокусирате върху най-важното и в крайна сметка да улесните и вашия ръководител при вземането на решение.

Успех!