„Развивам си хората, уча ги как да решават проблеми и постоянно се опитвам да им делегирам различни задачи. Обаче те изобщо не искат самостоятелно да вземат решения – продължават да се обръщат към мен всеки път, когато нещо малко трябва да се реши. Просто им е по-удобно да не носят отговорност и това си е.“
Май нямам обучение на мениджъри, в което да не съм чула подобно изказване от участник.
Голяма част от ръководителите реагират някак инстинктивно, когато човек от екипа поиска от тях решение по (уж) делегирана му задача и веднага се заемат с решаването. И така на практика прекратяват делегирането и си „вземат обратно“ задачата.
Ако и вие сте от тази група мениджъри и искате да промените нещата, първо ви предлагам да си дадете сметка за
Лошите последствия от обратното делегиране:
Работата се забавя
Вместо оперативното решение да е взето от оперативния човек, то чака вие да го вземете. Често подобни задачи се натрупват, а и стигат до вас вече спешни, защото на хората им е отнело време да ви ги „възложат“ за решаване.
Претоварвате се с дреболии
За да решите казуса, е нужно да навлезете в детайлите точно както преди да делегирате задачата. Хабите време и енергия за неща, които не изискват вашата компетенция, за сметка на същинските ръководни задачи.
Хората от екипа реално не се развиват
На теория им е делегирано нещо, но ако те на практика не се изправят сами пред решенията, как ще натрупат опит? Как ще се учат да вземат решения и да носят отговорност? А и защо да приемаме, че вашето решение е най-доброто, при положение, че оперативният човек познава казуса по-добре?
Вашата ръководна роля не е да решавате всеки казус, особено след като сте делегирали задачата и сте дали правото, а и задължението да се вземат определени решения. Вашата роля е да изграждате увереност и умения у хората си, така че те да могат да се справят с казусите самостоятелно.
Представете си треньор на баскетболен отбор. Той не влиза на терена, за да вкара кош или да отнеме топката от противника. Неговата работа е да подготви отбора така, че всеки играч да знае как да действа във всяка ситуация и най-вече под напрежение.
Как да го направите?
Като не решавате казусите, а помагате на хората да ги решат сами.
Вместо да вземате решения, задавайте въпроси
С тях ще водите хората към решението – ще ги подтикнете да мислят, да анализират ситуацията и да намират решения самостоятелно. А не да получават готови решения.
Ето няколко въпроса, които можете да използвате:
Какви решения виждаш на този казус?
Какви други възможни решения има?
Какъв резултат искаш да постигнеш?
Какви последствия ще има от това решение?
Какви други хора, работни процеси, клиенти и пр. ще бъдат засегнати от това решение и как?
Какви трудности очакваш при реализацията на това решение?
Как можеш да се справиш с [някаква трудност], ако вземеш това решение?
Как мислиш, че ще реагира [някакъв човек] и какво може да направи, за да ни попречи?
От кого можеш да получиш помощ за решаване на този казус? Как ще мотивираш този човек да ти помогне?
Ако погледнеш малко по-напред в бъдещето, как очакваш да се развие казусът при това решение?
Имайте предвид няколко неща:
Целта не е да задавате насочващи въпроси, с които да „заведете“ човека до вашето решение на казуса. Целта е да му помогнете сам да стигне до решение, аргументирано и с обмислени рискове.
Освен да задавате въпросите, е нужно и да слушате отговорите 😊 И то, да ги слушате с отворен ум - за да разберете какво мисли човекът, а не за да критикувате.
Въпросите са във второ лице, единствено число. Този дребен детайл е съществен – внушава на човека посланието „Ти знаеш всичко по проблема, ти можеш сам да вземеш решението.“
Добре е да завършите с окуражаване в прав текст, например
- Какво те спря да вземеш това решение сам, при положение, че си така добре подготвен?
- Следващият път в такава ситуация разчитам на теб направо да действаш.
Както в баскетбола не всяко отиграване е перфектно, така и в работата не всяко решение ще бъде идеалното.
При недобри решения ще трябва пак да се намесите и да се изявите като треньор, само че отново с повече въпроси и по-малко директни напътствия, например:
- На какво според теб се дължи този резултат с казуса?
- Какво можеш да направиш различно следващия път, за да получиш желания резултат?
Сигурно вече сте си помислили, че също като вземането на решение и този подход отнема и време, и усилия. Така е, не споря.
Само че докато навлизането в детайлите и вземането на решение е разход на време и усилия, това със задаването на въпроси е инвестиция. С нея увеличавате вероятността следващите казуси да бъдат решени от човека самостоятелно. И той напълно да си изпълнява делегираната задача.
Успех!
Умението да задавате въпроси е страшно полезно за всеки ръководител. Погледнете това кратко видео Why Asking Questions Is the Answer, а и прочетете за друго приложение на това умение в Как да спорим с шефа, а и с нормални хора.