През 2019 в този пост събрах най-съществените оплаквания на група големи началници, с които си разказвахме с какво хората ни губят времето и дразнят. Сега го актуализирам, защото се оказва, че докато някои дразнители са вечни, други еволюираха дигитално, а трети възникнаха наскоро. За последните използвам прясна информация от клиенти-началници.
Като казвам дразнители, имам предвид не явните грешки, а наглед незначителните подробности в поведението ви, които могат да развалят иначе доброто впечатление от вашата работа. Ще ви разкажа как изглеждат те в очите на шефа ви и ще ви дам предложения как да ги избягвате.
Разбира се, всичко това не е точна наука и много зависи от вашия конкретен шеф. Всеки мениджър си има собствена колекция от дразнители. Все пак вярвам, че ако внимавате да не правите тези 10 малки неща, ще сте на сигурната страна.
1) Малките грешки от невнимание
Те са абсолютният номер едно на повечето шефове, защото губят много време за корекция, правене наново и пълна проверка за всеки случай. А ако не се открият навреме, мога да имат и много тежки последствия. Тъй като са доста разпространени, им посвещавам отделен пост – вижте Проклетите малки технически грешки.
А ето и другите 10 малки неща, с които дразните шефа си, подредени не в градация, а съвсем произволно.
2) Отговаряте само с 👍 или с „Няма проблем“
– Докъде стигна подготовката за голямото натоварване по празниците?
– 👍
– Колко време ти е нужно, за да направиш тази презентация за клиента?
– А, няма проблем.
Вие може би смятате, че излъчвате посланието „Всичко е наред, справям се с това и няма нужда да се занимаваш и ти“. Само че вашият шеф не пита „Как се справяш, всичко наред ли е?“.
С конкретните си въпроси шефът ви иска конкретна информация. И когато вместо това получава някакво общо уверение, той трябва да пита пак. Това дразни. Не се изненадвайте, ако след вашето 
или „Няма проблем“ шефът ви засипе с най-подробни питания. Той е станал подозрителен от нищо незначещия ви отговор и има нужда да се увери, че наистина няма проблем. А емоджито в подобни случаи създава фалшиво усещане за липса на ангажираност, т. нар. лош дигитален език на тялото.
Особено дразнещо е когато и при тези допълнителни въпроси продължите в същия стил:
– Миналата седмица ти изпратих оплакването на клиента Х, какво стана с него?
– Няма проблем.
– Ама какво точно стана? Това е третото му оплакване за този месец и се притеснявам да не откаже договора.
– Всичко е наред, разбрахме се.
Препоръчвам ви да ограничите до минимум използването на общите фрази и емоджита, и да отговаряте буквално на въпросите на шефа си – в примерите от по-горе, какво вече сте свършили по подготовката и какво предстои, колко време ви е нужно за презентацията и какво точно сте направили по оплакването на клиента, и как е реагирал той.
Така шефът ви ще получи нужната му информация, а вие – нужната ви репутация на надежден професионалист.
3) Не форматирате документите
От вас се иска първи драфт на текст или таблица и вие изпращате на шефа си нещо подобно:
Или нещо подобно:
Тъй като е само чернова за обсъждане и тепърва ще се преработва, не виждате смисъл да хабите време и да полагате усилия за форматиране. И не си давате сметка, че А) без форматиране документът е изключително неудобен за работа и Б) поради неугледния си вид, продуктът на вашия труд ще бъде възприет от шефа ви като продукт с лошо качество. А кой не се дразни, когато бъде ненужно затруднен или получи некачествен продукт?
Затова предавайте продукт с опаковка, която да говори за добро качество. Изберете такова форматиране, че шефът ви да работи лесно с него. Така ще създадете впечатление на задълбоченост и професионализъм. Само, моля, не разчитайте на форматирането да компенсира слабото съдържание – дори и да вържете алена панделка на една гнила ябълка, тя пак няма да става за ядене.
4) Изпращате файл с нелепо име
Doc1.docx, Spravka.xls, status12v.pptx и подобни.
Само вие, авторът, знаете какво е съдържанието му, макар че една седмица по-късно и това не е сигурно. Изпращате файл с такова име на вашия шеф и прехвърляте на него задачата да го кръсти така, че да може да го съхрани в правилната папка, да го намери лесно след време, да го изпрати на колега или пък на своя шеф.
Предизвиканото раздразнение може да развали впечатлението от съдържанието на файла и трудът ви да не бъде оценен. Затова си завършете работата и сложете на файла говорещо име – име, което да означава нещо за шефа ви, не само за вас. Например, ако работите по файл Spravka Shef.xls, преди да я изпратите, я кръстете Spravka Razhodi Sklad 062026.xls.
Ако пък споделяте файла със шефа си с линк към облака, непременно се уверете, че сте му дали права за достъп. Access Denied е силно дразнещо съобщение: вместо да отвори файла и да си работи с него, шефът ви ще трябва да кликне на Request Access и да чака.
5) Изказвате мнение, без да можете да го аргументирате
– Според мен вариант 3 е най-добър, защото е най-удобен на клиентите.
– По какво съдиш, че е най-удобен?
– Ами така мисля, с такова впечатление съм останала.
След такъв разговор не се изненадвайте, ако шефът не ви пита повече какво мислите. Най-вероятно не е оценил мнението ви като особено полезно.
Неубедително е да аргументирате едно свое мнение с друго свое мнение, а и дразни, защото има нужда от допълнителни действия – шефът ви трябва изрично да поиска данни, допълнителна информация или друга обективна причина за вашето твърдение.
Затова преди да се изкажете, помислете въз основа на кое конкретно нещо сте изградили мнението си, например „Защото това казват клиентите, дали положителни отзиви във Facebook“ или още по-добре „Защото това казват 83 от всички 112 клиента, дали положителни отзиви във Facebook.“
В бизнеса най-убедителните аргументи обикновено са числата, а най-най-убедителните – парите. „Мисля, че вариант 3 е най-добър, защото този месец 62% от продажбите са от него.“
Разбира се, числата и парите не могат да се появят спонтанно в мислите ви, когато ви потрябват за аргументи – цитирането на статистика изисква подготовка. Затова ви препоръчвам да изказвате мнението си подготвени и така да изградите образа на рационален човек, който си разбира от работата.
6) Често се оправдавате
– Извинявам се, че закъснях, но ме задържаха в Човешки ресурси.
– Ако колегите от Фронт офиса ми бяха казали, че е спешно, щях да го направя по-рано.
– Не можах да направя срещата с клиента, защото имах проблем с интернета / микрофона / камерата.
– Ами AI-то така ми го генерира.
Когато кажете на шефа си нещо подобно, той чува „Аз не съм виновен, някой друг е“. И първата му раздразнена мисъл е „Не стига, че е закъснял / сгрешил, ами и прехвърля отговорността на другите“. Така щетата за вашия имидж се увеличава сериозно.
По-добре се извинете, кажете, че съжалявате и … точка. Спрете да говорите. Допуснатата грешка се забравя лесно, а бягането от отговорност и прехвърлянето й на някого другиго оставя трайна лоша следа.
Особено дразнещо за шефа ви е да се оправдавате, докато той ви обяснява какво да направите.
– В такива случаи проблемът се описва подробно в това поле, така че колегите да могат да започнат веднага работа по него.
– Да, знам, аз щях да го направя, но докато реша дали да направя нов тикет или да го добавя към предходния, ми звънна колежката от Маркетинга със спешен въпрос за новия продукт и после приех следващото обаждане от клиент и …
Когато ви показват правилния начин на работа, най-добре слушайте внимателно и задавайте въпроси, за да сте сигурни, че няма да направите същата грешка пак.
7) Не докладвате за изпълнена задача
Вашият шеф ви е поставил задача. Вие свършвате прилежно работата и забравяте за случая. А шефът ви тъне в неведение и трябва да ви търси, за да получи информация и да отметне и той тази точка в собствения си списък със задачи, или пък да предприеме следващо действие. Нямате никаква полза да го държите в дразнеща неизвестност и по-добре положете едно финално усилие да го информирате за резултата.
Особено дразнещо е, когато задачата ви е поставена в Jira, Asana, Trello и просто е нужно да сложите статус „Done“. Ако шефът трябва да ви пита в чата „Какво стана с това?„, вместо просто да види статуса, това губи неговото време и на практика анулира ползата от системата…
Когато задачата е нещо по-сложно и извън рутинните работи, преди да го информирате, че сте готови, помислете какво точно би искал той да знае. В някои случаи вашият шеф има нужда от подробности – това не е непременно прословутият микромениджмънт, не бързайте да го обвинявате. Може би не познавате цялата ситуация. Кратък имейл с конкретно описание на резултата обикновено е оптималното решение. А и за вас е добре да се уверите, че действително сте постигнали желания от шефа ви резултат.
Трябва да спомена обаче и противоположния случай, който също е дразнещ – информирате подробно шефа си за всяко нещо, което сте свършили, колкото и рутинно и незначително да е то. Знаете научния термин за този тип хора, нали? Натегачи.
За да не изглеждате като такива, но пък и да не държите шефа си в неведение, най-добре го попитайте още при получаването на задачата дали и как да докладвате.
8) Искате шефът ви да бъде арбитър на спор
– Шефе, имаш ли минутка? По проблема с гаранцията не можем да се разберем с колегата как да постъпим. Той смята първо да питаме застрахователите, обаче аз мисля, че може да имаме проблеми с производителя и затова казвам, първо да говорим със завода. Така че, ти кажи кой е прав.
Изглежда по нашите географски ширини е доста разпространено схващането, че една от функциите на всеки мениджър е да бъде съдия на спорове и конфликти между членове на неговия екип. Ако и вие смятате така, имайте предвид, че поставяте шефа си пред два проблема:
А) За да вземе решение, на него му е нужно много повече от минутка – той трябва да се запознае с всички подробности, да ги обмисли и може би да събере допълнително информация, да се обади на някого и пр. И то, ако е експерт точно във вашата област, което изобщо не е задължително. Всичко това отнема време и изисква усилия, които той би трябвало да посвети на същинската си работа на ръководител. Която си стои и го чака.
Б) Ако шефът ви избере за „победител“ единия от двамата спорещи, другият най-вероятно ще бъде силно разочарован. А кой иска да работи с разочаровани хора? Това е като ситуация, в която ваше приятелско семейство се развежда и вие трябва да изберете на чия страна да застанете, като в същност искате да продължите да бъдете приятели и с двамата.
Вие нямате никаква полза да създавате на шефа си тези проблеми. По-добре се научете как да спорите, как да убеждавате, как да видите спорния въпрос от позицията на другия и как да правите компромиси. По темата има много книги, статии, обучения. Решавайте си споровете и конфликтите като разумни пълнолетни индивиди и не дразнете шефа си с искания като от детската градина.
9) Не предупреждавате, че закъснявате
Поставена ви е задача със срок, вие работите по нея, но по някаква причина се забавяте, срокът идва и вие не сте готови. 15 минути след изтичане на срока шефът ви се обажда и пита какво става, и да кажем, че е малко раздразнен.
Често, когато получавате задача с краен срок на изпълнение, вие не знаете защо срокът е точно такъв и какви ще са последствията, ако не бъде спазен. Последствията за шефа ви, имам предвид. Ако го предупредите навреме, т.е. преди да е изтекъл срокът, че има опасност да не го спазите, му давате възможност да реагира и да предотврати нежеланите последствия. В зависимост от ситуацията той може да пренасочи още хора да работят по тази задача, да отложи запланувана среща, сам да свърши част от работата, да предупреди и той свързани със задачата колеги или неговите началници и пр.
А когато не го предупредите и просто закъснеете, го поставяте пред свършен факт и директен сблъсък с последствията. Силно дразнещо.
Ясно е, че това предупреждаване е неприятна работа, но по-добре го направете, отколкото да отложите неприятностите за по-късно и така да ги увеличите. И колкото по-рано предупредите, толкова по-добре и за вас, и за шефа ви.
10) Копирате шефа във всички имейли / не копирате шефа в никакви имейли
Когато слагате шефа си в Сс на всичките си имейли (или постоянно го тагвате във фирмения чат с @everyone), значи искате той да има информация за всичко, което пишете / правите. Много е възможно това да се възприеме от шефа ви по един от тези дразнещи начини:
- Произвеждате спам и губите неговото време,
- Искате да се застраховате – щом шефът ви има информация, значи отговорността за всичко написано е негова,
- Създавате интриги, като го „вкарвате“ във всякакви кореспонденции и разговори.
И в трите случая рискувате вашите имейли изобщо да не се четат, включително и наистина важните. И шефът ви да не ви възприема като човек, който може да работи самостоятелно и в екип.
Обратното, когато не копирате шефа си в никакви имейли, значи не искате той да има информация за нищо, което пишете / правите. И това не изглежда добре в очите на шефа ви:
- Не познавате правилата в компанията или ги познавате, но не ги спазвате, или
- Надценявате се и не включвате шефа си в ситуации, в които той трябва да е включен,
- Създавате интриги, като не го държите в течение на никакви кореспонденции и разговори.
И в трите случая рискувате шефът ви да стане подозрителен и да започне да следи работата ви и взаимоотношенията ви с колегите изкъсо.
Корпоративната култура и политика са сложно нещо. Понякога наистина е трудно да прецените кого да включите в списъка с получателите на даден имейл.
Ето ви нещо като сигурна рецепта: Вашият шеф трябва да бъде в копие само на имейлите, които съдържат важна за него информация и които го ангажират пред трети лица, вътре в компанията и извън нея. За да сте на сигурната страна, и тук ви препоръчвам, когато се колебаете как да постъпите, да попитате шефа си предварително.
Това бяха моите 10 неща, с които дразните шефа си. Трябва да добавя, че с тях дразните също и колегите си, и клиентите, но избрах да ви говоря за шефа, защото това предизвиква повече вниманието на читателя 
В началото на кариерата си и аз съм ги допускала. Но пък случих на шефове, които ми казаха в прав текст, че ги дразня и се взех в ръце. Не е кой знае колко трудно тези неща да се предотвратят / поправят – иска се само дисциплина, постоянство и внимание към детайла.
Успех!