Най-мъдрите приказки за работа обикновено се говорят, знаете, късно вечер, на маса, след определено количество алкохол. Преди време в един такъв разговор се събрахме все големи началници. Започнахме със случки на тема „какво ме ядоса днес“ , преминахме през „нещата, с които моите хора по принцип ме дразнят“ и завършихме философски със „защо и умните правят глупости.“
И в трите теми абсолютният „фаворит“ на всички началници на масата бяха малките технически грешки. Бяхме единодушни, че такива грешки допускат и най- умните, работливи и отговорни хора. Даже по силата на някакъв закон на Мърфи, грешките на най-добрите обикновено са с най-драматични последствия…
За да не отиде напразно цялата мъдрост, изговорена онази вечер, реших да я използвам и да ви покажа как наглед незначителни подробности могат да развалят иначе доброто впечатление, което оставяте с работата си.
На малките технически грешки, поради голямата им важност, отделих специално внимание в едно кратко видео тук. А сега ще изброя в произволен ред и без класация останалите 9 малки неща, с които може би дразните шефа си:
1) Отговаряте редовно с „Няма проблем.“
– Как сме подготвени за голямото натоварване по празниците?
– Няма проблем.
С този симпатичен израз вие може би смятате, че излъчвате посланието „Погрижил съм се за това“ или „Работата е свършена както трябва.“ А вашият ръководител иска да чуе конкретни неща – какво точно сте направили, в какво се изразява подготовката, кой каква част от работата ще поеме и пр. Все пак отговорността е негова.
Не се изненадвайте, ако след вашето „Няма проблем“, шефът ви засипе с най-подробни въпроси или проконтролира всяка малка стъпчица от изпълнението. Той просто трябва да се увери, че наистина няма проблем.
Препоръчвам ви да ограничите използването на този израз само до неговия буквален смисъл и да отговаряте на шефа си по същество. Така много по-лесно ще го убедите, че сте надеждни и вършите работата си както трябва.
2) Не форматирате документите
От вас се иска първи драфт на текст или таблица и вие изпращате нещо подобно:
Или
Тъй като е само чернова за обсъждане и тепърва ще се преработва, не виждате смисъл да хабите време и да полагате усилия за форматиране. И не си давате сметка, че А) без форматиране документът е изключително неудобен за работа и Б) поради неугледния си вид, продуктът на вашия труд ще бъде възприет като продукт с лошо качество.
Външният вид на стоката е важен, както всички знаем, затова опаковайте добре вашата стока. Не винаги е необходима луксозна опаковка, често спретнатата е напълно достатъчна. Изберете такова форматиране, че човекът, на когото давате документа, да работи лесно с него. Така ще създадете впечатление на задълбоченост и професионализъм. Само, моля, не разчитайте на форматирането да компенсира слабото съдържание – дори и да вържете алена панделка на една развалена ябълка, тя пак няма да става за ядене.
3) Слагате нелепо име на прикачения файл
Doc1.docx, Spravka.xls, status12v.pptx – само авторът на файла знае какво е съдържанието му, макар че една седмица по-късно и това не е сигурно. Изпращате файл с такова име на вашия ръководител и прехвърляте на него задачата да го кръсти така, че да може да го съхрани в правилната папка, да го намери лесно след време, да го изпрати на колега или пък на своя шеф.
Нелепото име е особено дразнещо, когато с документа работят няколко човека, преминават през различни версии и никой не си прави труда да го промени. След третата редакция всички работят с различен файл Dogovor.docx и за да разбере коя е последната версия, шефът ви трябва да извика IT-то.
Цялото това раздразнение може да развали впечатлението от съдържанието на файла и трудът ви да не бъде оценен. Затова си завършете работата и наименовайте файла с говорящо име, с дата или номер на версията, когато е удачно. Имайте предвид, че е най-добре името да говори нещо на шефа ви, не само на вас. Например, ако работите по файл Spravka Shef.xls, преди да я изпратите, я кръстете Spravka Razhodi Sklad.xls.
4) Изказвате мнение, без да можете да го аргументирате
– Мисля, че вариант 3 е най-добър, защото е най-удобен на клиентите.
– По какво съдиш, че е най-удобен?
– Ами не знам точно, с такова впечатление съм останала.
След такъв разговор не се изненадвайте, ако шефът не ви пита повече какво мислите – най-вероятно не е оценил мнението ви като особено полезно. Когато аргументирате едно свое мнение с друго свое мнение, звучите неубедително, защото не показвате обективни и надеждни причини да мислите така.
Преди да се изкажете, помислете въз основа на кое конкретно нещо сте изградили мнението си, например „защото това казват клиентите, дали положителни отзиви във Facebook.“ или още по-добре „защото това казват 83 клиента, дали положителни отзиви във Facebook.“
В бизнеса най-убедителните аргументи обикновено са числата, а най-най-убедителните – парите: „Мисля, че вариант 3 е най-добър, защото този месец 62% от продажбите са от него.“
Разбира се, числата и парите не могат да се появят спонтанно в мислите ни, когато ни потрябват за аргументи – цитирането на статистика изисква подготовка. Затова ви препоръчвам да изказвате мнението си подготвени и така да изградите образа на рационални професионалисти.
5) Често се оправдавате
– Извинявам се, че закъснях, но ме задържаха в Човешки ресурси.
– Знам, че грешката е моя, обаче ако имахме свестен софтуер, той щеше да я хване.
– Ако колегите от Фронт офиса ми бяха казали, че е важно, щях да го направя по-добре.
Когато кажете на шефа си нещо подобно, той чува „Аз не съм виновен, някой друг е.“ И първата му мисъл е „Не стига, че е закъснял / сгрешил, ами и прехвърля отговорността на другите.“ Така щетата за вашия имидж се увеличава сериозно.
По-добре се извинете или кажете, че съжалявате и … точка. Спрете да говорите. Допуснатата грешка се забравя лесно, а бягането от отговорност и прехвърлянето й на някого другиго оставя трайна лоша следа.
Особено дразнещо е да се оправдавате, докато ви обясняват какво да правите.
– В такива случаи проблемът се описва подробно в това поле и се изпраща на колегите, за да могат да започнат веднага работа по него.
– Да, знам, аз щях да го направя, но докато реша дали да направя нов тикет или да го добавя към предходния, ми звънна колежката от Маркетинга със спешен въпрос за новия продукт и после приех следващото обаждане от клиент и …
Когато ви показват правилния начин на работа, най-добре слушайте внимателно и задавайте въпроси, за да сте сигурни, че няма да направите същата грешка пак.
6) Не докладвате за изпълнена задача
– Миналата седмица ти изпратих оплакването на клиента Х, какво стана с него?
– Няма проблем, оправихме се още тогава.
– Това е добре, обаче аз искам да знам точно какво стана и какво сте се разбрали, защото му е третото оплакване за този месец и се притеснявам да не откаже договора.
– Вече не помня подробности, но клиентът остана доволен.
Вашият ръководител ви е поставил за задача нещо по-различно от обичайните ежедневни дейности, нещо важно, често със срок. Вие сте свършили прилежно работата и забравяте за случая, а шефът ви тъне в неведение. Трябва ли той да ви търси, за да получи информация и да отметне тази точка в собствения си списък със задачи? А може би чака резулата, за да предприеме следващо действие? Нямате никаква полза да го държите в неизвестност и по-добре положете едно финално усилие да го информирате навреме за резултата – определено си струва.
Преди да го информирате обаче, помислете какво точно би искал да знае. В някои случаи е достатъчно само потвърждение, че всичко е направено. В други, по-сложни ситуации, вашият ръководител има нужда от подробности – това не е непременно прословутият микромениджмънт, не бързайте да го обвинявате. Може би не познавате цялата ситуация. Кратък имейл с конкретно описание на резултата обикновено е оптималното решение. Да не говорим, че и за вас е добре да се уверите, че действително сте постигнали желания от вашия шеф резултат.
Трябва да спомена обаче и противоположния случай, който също е дразнещ – когато информирате шефа си за всяко нещо, което сте свършили, колкото и рутинно и незначително да е то. Знаете научния термин за този тип хора, нали? Натегачи. Ако получавате задача, за която се колебаете дали да докладвате, попитайте шефа си още когато ви я възлага. Така ще сте на сигурната страна.
7) Искате шефът ви да бъде арбитър на спор
– Шефе, имаш ли минутка? По проблема с гаранцията не можем да се разберем с колегата как да постъпим. Той смята първо да питаме застрахователите, обаче аз мисля, че може да имаме проблеми с производителя и затова казвам, първо да говорим със завода. Така че, ти кажи.
Изглежда по нашите географски ширини е доста разпространено схващането, че една от функциите на всеки мениджър е да бъде съдия на спорове и конфликти между членове на неговия екип. Ако и вие смятате така, имайте предвид, че поставяте ръководителя си пред два проблема:
А) За да вземе решение, той трябва да се запознае с всички подробности, да ги обмисли и може би да събере допълнително информация, да се обади на някого и пр.. И то, ако е експерт точно във вашата област, което изобщо не е задължително. Всичко това отнема време и изисква усилия, които би трябвало да посвети на същинската си работа на ръководител. А когато той върши вашата работа, неговата не изчезва, а стои и го чака.
Б) Ако шефът ви избере за „победител“ единия от двамата спорещи, другият най-вероятно ще бъде силно разочарован. А ръководителят ви не иска да трябва да работи с разочаровани хора. Това е като ситуация, в която ваше приятелско семейство се развежда и вие трябва да изберете на чия страна да застанете, като в същност искате да продължите да бъдете приятели и с двамата…
Нямате полза да причинявате това на шефа си. По-добре се научете как да спорите, как да убеждавате, как да видите спорния въпрос от позицията на другия и как да правите компромиси. По темата има много книги, статии, обучения. Решавайте си споровете и конфликтите като разумни пълнолетни индивиди и не дразнете шефа си с искания като от детската градина.
8) Не предупреждавате, че закъснявате
Поставена ви е задача със срок, вие работите по нея, по някаква причина се забавяте, срокът идва и вие не сте готови. 15 минути след изтичането на срока шефът ви се обажда и вие казвате, че ви трябва още малко време… и да кажем, че той е малко раздразнен…
Често, когато получавате задача с краен срок на изпълнение, вие не знаете защо срокът е точно такъв и какви ще са последствията от неговото неспазване. (Последствията за шефа ви, имам предвид, тези за вас сигурно са по-ясни…) Когато не предупредите вашия ръководител, че закъснявате, го лишавате от възможността да направи нещо по въпроса. Ако предупредите навреме, т.е. преди да е изтекъл срока, шефът ви може да реагира и да предотврати нежеланите последствия. В зависимост от ситуацията той може да пренасочи още хора да работят по тази задача, да отложи запланувана среща, сам да свърши част от работата, да предупреди и той свързани със задачата колеги или неговите началници и пр.
Така че, колкото и неприятно да ви е да кажете, че закъснявате, по-добре го направете – най-вероятно това ще е по-малко горчивото хапче.
9) Копирате шефа във всички имейли / не копирате шефа в никакви имейли
Корпоративната кулура и политика са сложно нещо. Понякога наистина е трудно да прецените кого да включите в списъка с получателите на даден имейл и как точно. Не вярвам, че има сигурна рецепта. Мога да ви кажа как изглеждат нещата от гледната точка на вашия ръководител:
- копирането във всички имейли за него означава, че искате той да има информация за всичко, което пишете/ правите. Това е или застраховане, и презастраховане – щом шефът ви има информация, значи отговорността за всичко в имейлите е негова, или нежелана информация (спам) и губене на време. И в двата случая рискувате вашите имейли изобщо да не се четат и вашият имидж на самостоятелно работещ човек да се срине.
- некопирането в никакви имейли означава, че изобщо не искате вашият шеф да има информация за това, което пишете / правите. Това е или непознаване на правилата и надценяване в ситуации, в които всъщност вашият ръководител трябва да вземе решението, или производство на интриги. И в двата случая рискувате шефът ви да започне да ви микромениджира и да стане подозрителен.
Ясно е, че истината е някъде по средата – вашият ръководител да бъде в копие само на имейлите, които съдържат важна за него информация и които го ангажират пред трети лица, вътре в компанията и извън нея. За случаите, когато се колебаете как да постъпите, моят съвет е да го питате предварително.
Това е мъдростта от нашия мениджърски разговор – синтезираните 10 малки неща, с които дразните шефа си (нали погледнахте и техническите грешки?). Нито едно от тях не е решаващо за кариерата ви, но и от нито едно от тях нямате полза.
Признавам, че през годините съм допускала абсолютно всичките и съм изпитала горчивите им последствия. От опит мога да кажа, че е лесно да се предотвратят или поправят – иска се само дисциплина, постоянство и внимание към детайла.
Пожелавам ви успех и доволни ръководители!