Ако във вашия екип често има нужда от
- многократно съгласуване на рутинни процеси,
- вземане на решение кой кога какво да направи,
- повторно изпълнение поради грешки първия път,
ви препоръчвам да опишете бизнес процесите си в кратки практични процедури.
А ако вече имате всички възможни процеси, инструкции, процедури и наръчници, задължителни по ISO, но не виждате полза от тях, значи е време да ги направите работещи. Прегледайте ги, като потърсите грешки. като тези 9 и после ги отстраните .
Гледната точка на мениджъра е една, на изпълнителя – друга. За да бъде разбрана и спазвана дадена процедура, е добре първо да си представите, че вие ще изпълнявате процеса и едва тогава да го опишете.
Забравете цитирането на закони и нормативни актове, и всички сложни и тежки формулировки. Целта ви е да създадете разбираем документ, затова опишете действията ясно и с прости изречения.
Всяка структура на документа, различна от хронологичната последователност на изпълнение на действията, затруднява изпълнението. А вие не искате да затруднявате хората, нали?
Поръчка, заявление, нареждане, заявка, молба, бележка… Каквото и да е, едно да е. В целия документ. Иначе създавате предпоставки за голямо объркване.
За да се уверите, че дадено по-сложно действие е описано достатъчно ясно, дайте текста на някой от изпълнителите – нека ви каже как го разбира.
Продълговатите жълти неща са банани. Ако имате съмнения, че е ясно на всички, питайте, преди да пишете.
„Ако чета инструкцията правилно, след 3 чаши вино, етажерката ще се сглоби сама.“ Кратко описание е по-добре от дълго описание, но целта е да бъде разбираемо. Отново: искайте обратна връзка от изпълнителите.
Първо опишете основния начин, по който се случват нещата. След това дайте най-честите вариации. Ако се колебаете кое е основен начин и кое вариации, съберете данни, преди да пишете.
Вие не искате изпълнителите да се чувстват като окаяни пациенти в болница, затова проверете готовия документ за противоречия.
В резюме
За да имате работещи правила и процедури:
- Обяснете процеса от гледна точка на изпълнителите.
- Следвайте последователността, в която те извършват работата.
- Разбийте сложните стъпки от процеса на отделни действия.
- Използвайте нормални думи и изрази, разбираеми за всеки. За едно нещо – един термин.
- Пишете с кратки изречения, в които е ясно кой кога какво прави.
- Придържайте се към правилото и обяснете изключенията след това.
Внимавайте обаче за „генералския вирус“ – той разваля желанието на хората от екипа ви да спазват процедурите, дори повече от тези 9 грешки. 😁
Успех!