Проклетите малки технически грешки (и как да си ги откриете)

Ако си мислите, че малките технически грешки са патент само на „днешната динамична реалност“, нека ви върна малко назад.

Миналия век. В Германия съм на стаж в едно енерго, в отдел Маркетинг Големи клиенти. Тъкмо съм се научила да работя с Windows и MS Office. Шефът на отдела, хер Гюнтер, ми възлага задача да подготвя материали за среща с клиент – Kestra Schweisstechnik, стара семейна фабрика за производство на заваръчни електроди, наскоро закупена от голям концерн. Новият собственик искал само търговската марка, изнесъл производството другаде, а фабриката превърнал в склад.

Срещата е с прокуриста на фирмата, когото Хер Гюнтер познава от дълги години. Човекът работил цял живот във фабриката, бил дясната ръка на собственика-основател и сега е много нещастен от затварянето ѝ.

В срещата ние ще добавим още една драма – ще искаме да се подпише нов договор, защото консумацията на електроенергия на фабриката вече е много ниска и цената ще е по-висока.

Като всеки човек, наскоро усвоил някакво умение, и аз се развихрих. Направих сума ти чартове, разпечатах ги на цветния принтер и хер Гюнтер беше във възторг.

Вече тръгваме за срещата и той изведнъж подскача: „Фрау Крастева, имаме ужасна грешка! Изпуснала сте една съществена буква в името на фирмата!“

Поглеждам слайдовете. Вече знаех копи-пейст и на всички чартове с големи болднати букви стоеше KESTRA SCHEISSTECHNIK. С пропускането на буквата W бях превърнала името на фирмата от Кестра Заваръчна техника в Кестра Ла*няна техника. Ужас.

Хер Гюнтер: „Добре, че го поправихме навреме. Горкият прокурист можеше и да не го преживее.“

Това беше първият случай, в който се замислих за

Последствията от малките технически грешки

Може би ще кажете „Какво толкова, поправяме и готово“.

Уви, само който е допуснал грешката, го вижда по този начин. За човека, който я открива, нещата изглеждат съвсем различно.

За вашия шеф

Предали сте му свършена работа. Той открива грешка. Работата всъщност не е свършена.

Той или трябва да поправи грешката, или да върне работата на вас, или да даде на някой друг да я провери цялата, и да поправи откритата + евентуално всички останали грешки. Това е минимумът, а може да има и екстри.

Вижте тези примери от „днешната динамична реалност“:

Предавате на шефа си голям екселски отчет, в който сте използвали много формули. И в колонката „Разходи за маркетинг и реклама“ той вижда числото 78 245 199 лв., вместо нормалното 18 312 лв.
А шефът ви е чакал този отчет, за да изготви спешно оферта към голям клиент, да кажем. За него малката ви техническа грешка означава (първо голям шок от милионите и после) загуба на време. Той не може да продължи с офертата, докато не е сигурен, че сметките са точни.

След тежки преговори шефът ви е спечелил клиент и ще подписват договора. Вие изготвяте документа, печатате го в два екземпляра и го носите за подписване. Шефът ви и клиентът го преглеждат и едновременно установяват, че по средата има две празни чисто бели страници, само номерирани Стр. 3 от 8 и Стр. 5 от 8.
Вместо да приключи сделката, шефът ви трябва да се извинява на клиента и да се чуди как да го забавлява, докато документът се редактира и печата наново.

Предавате на шефа си красиви слайдове, които той да използва в презентацията си пред борда. Той директно ги вкарва в големия файл и едва по време на презентацията вижда в долния ъгъл на единия ви слайд гордо да стои шаблонният плейсхолдър „Lorem ipsum dolor sit amet…“. И бордът ги вижда едновременно с него.
„Излагането“ пред по-големите шефове е нещо, което някои мениджъри вземат много на сериозно и помнят много дълго. И това, че самият ви шеф е трябвало да прегледа вашата работа преди презентацията, не помага.

Накратко, за вашия шеф последствията от малката ви техническа грешка са неприятни емоции и стрес, загуба на време и ресурси.

За вашата компания и клиентите

Да открие шефът ви грешка има лоши последствия, но положението става наистина зле, когато грешката „излезе“ от компанията и бъде открита от клиента. Например:

Изпращате имейл до клиент Вивиан Трейдинг ООД, като копирате стар имейл до друг клиент – фирма Орел 13 ЕООД. Сменяте името на получателя в обръщението, но вътре във втория абзац оставяте старото: „Вярвам, че нашето решение ще бъде много полезно за екипа на Орел 13 ЕООД“.
Или пък завършвате имейла с иначе стандартния, но пък вече екзотичен финал: „И ако имате някакви въпроси, се притеснявайте да се свържете с нас.“.
Дреболии, но намекват за недоглеждане и правят получателя подозрителен. Не само към автора на съобщението, но и към начина, по който работи цялата компания. Клиентът съзнателно или подсъзнателно си задава въпроса: „Ако са толкова небрежни в един елементарен имейл, какво ли се случва със същинската работа?“.

Попълвате грешен код на платения продукт във фактурата на клиента. Той отива до склада в другия край на града и установява, че не може да получи стоката си. Започва верижна реакция: клиентът се свързва отново с офиса, някой от екипа спира текущата си работа, за да проверява случая, коригира документа и го изпраща наново. А през цялото това време клиентът просто чака – изнервен и губещ собственото си време заради нечие невнимание.
Или грешите адрес или телефон в заявка за посещение при клиента. Вашият колега техник е на едно място, клиентът – на друго, нямат връзка един с друг. Отново се ангажират хора, прави се проверка, усложнява се животът и на колегите, и на клиента.

След много редакции сте готови с финалния текст на оферта за голям проект. Изпращате я на клиента, без да изчистите всички коментари на колегите си в Track Changes. Клиентът чете: „Тук слагам най-високата цена, при която имаме 20% толеранс, може да мине“.
Можело е да мине, ако беше премахнат този коментар. С него цената ще е (поне) с 20% по-ниска, а доверието на клиента към вашата компания ще падне с още повече проценти.

Последствията от малките технически грешки тук вече придобиват съвсем реални материални измерения.

За вас самите

Стигнах и до най-важната част.

Ако е изгубен клиент или има други финансови загуби за компанията, последствията за вас могат да бъдат много тежки.

Но ще оставя настрана този най-лош сценарий и ще ви обърна внимание на последствията за вашата репутация на работа.

Имайте предвид, че този тип грешки се наричат малки технически само от човека, който ги е допуснал. За всички останали това са грешки от невнимание, небрежност към работата или липса на мотивация за качествено изпълнение.

С една грешка вие просто затруднявате и разочаровате шефа си, колегите и клиента. Ако обаче тези пропуски се превърнат във ваш стил на работа и се случват често, вие неусетно създавате впечатление на човек, след когото всичко трябва внимателно да се проверява. Човек, небрежен и неангажиран в работата си. Човек, на когото не може да се разчита.

И да, напълно ми е ясно, че тези грешки се допускат от прекалено много задачи, прекалено кратки срокове и умора. И най-способните и отговорни хора грешат. А най-успешните от тях избягват лошите последствия с изградени навици за улавяне на грешките навреме. Преди да са стигнали до шефовете и колегите, и преди да са предизвикали усложнения и загуби.

Понякога обаче грешките са просто смешни

За да разведря малко настроението след тези тежки сценарии, нека ви покажа и две малки технически грешки, които са безобидни.

В меню на ресторант (в Русе)

Тежко-тежко стоеше думата „Дисерти“, нещо подобно на това:

В онлайн реклама

Която ми изскочи в интернет и се загледах заради странното име на песента:

И заинтригувана отидох в YouTube, където разбрах, че е ГЛУПАК, но пък има друго:

Съвети за борба с проклетите малки технически грешки

Ще ви дам няколко съвета, които на мен ми помагаха в годините след Кестра Ла*няна техника.

Ето какво можете да направите, за да си откривате грешките сами:

След като изпълните задачата и преди да я предадете, се замислете какви биха били последствията от евентуална ваша грешка. И колкото по-сериозни могат да бъдат те (особено при договор, фактура, оферта към ключов клиент), толкова повече време и усилия отделете на проверката.

Създайте си навик винаги да проверявате целенасочено имената на хора и компании, формулите, числата с много нули, правата за достъп до линковете, прикачените файлове и всички други лесни за грешене неща.

Очите ви привикват към екрана и мозъкът започва да чете това, което си мисли, че е написано, а не това, което реално е там. За да заобиколите този механизъм, за десетина секунди прочетете нещо друго, променете временно шрифта, прочетете текста отзад напред или разпечатайте документа на хартия.

При задачите с по-тежки последствия не разчитайте само на себе си. Помолете колега или дори половинката си да хвърли един поглед. Чуждият прочит бързо улавя нелогичните изречения, екзотичните числа или думи, правописните грешки. (Вижте статията на Ryan Fan “Why We Miss Our Own Typos”)

И накрая, ако въпреки всичките ви усилия, някой друг открие ваша грешка, не се оправдавайте и не прехвърляйте отговорност. Признайте си пропуска и уверете отсрещната страна, че взимате мерки това да не се повтаря. Само така ще минимизирате щетите за репутацията си на професионалист.

Сега ви оставям да изграждате полезни навици, а аз започвам да чета всичките си стари постове в блога, че колкото пъти отворя някой от тях, толкова пъти намирам проклета малка техническа грешка

Успех!